Поздравляем с успешным входом в систему! Теперь перед вами раскрывается главный интерфейс программы Accounting of food (Учет продуктов питания). Обратите внимание на нижнюю часть экрана - здесь размещен универсальный фильтр, который поможет вам мгновенно отобрать нужные списки и отчеты. Рядом находится календарь с ближайшими событиями и информационная лента, где мы делимся свежими новостями и анонсами обновлений.

В верхней панели навигации вас ждут следующие ключевые разделы:

• Привязка групп к подразделениям – судя по названию, здесь настраивается связь между группами и структурными единицами. Каждая организация уникальна, поэтому настройки требуют индивидуального подхода. Хотя в базовой поставке уже есть 2-а подразделение с примером привязки, вам потребуется перенастроить их под свою структуру. Удалите лишние группы (клавиша Delete) и добавьте те, которых не хватает (выберите нужную из списка в новой строке).
• Сменить пользователя – этот пункт позволяет безопасно выйти из текущего рабочего места и перейти к выбору другого профиля.
• Обновление программы – нажатие этой кнопки инициирует загрузку свежей версии с нашего сервера, что всегда приятно!
• О программе – здесь вы найдете подробную информацию о текущей сборке приложения.

Центральная рабочая область программы разделена на пять логических блоков: Работа, Отчеты, Свойства, Справочники и Календарь.

Справочники.

Раздел «Справочники» - это фундамент вашей базы данных. Всего здесь представлено 10-ть важных справочников:

Организации – хранит данные о местах учета. В стандартной базе уже прописана одна организация. Чтобы сохранить все исходные настройки программы, достаточно просто отредактировать эту запись, подставив реквизиты вашего учреждения.

Поставщики – здесь собраны контакты всех поставщиков продукции. Вы можете легко адаптировать список и данные под свои нужды.

Подразделения – справочник структурных единиц вашей организации. Данные также можно редактировать под ваши реалии.

Приемы пищи – список видов приемов пищи. Вы можете скорректировать названия и параметры в соответствии с регламентом вашего заведения.

Единицы измерений – все метрики, используемые в расчетах. Если чего-то не хватает - смело добавляйте! Важный нюанс: для каждой единицы измерения можно настроить индивидуальный процент округления.

Продукты питания – основной каталог продуктов. База уже заполнена, но при необходимости вы можете добавить свои уникальные позиции. Важно понимать: просто добавив продукт в справочник, вы не увидите его в списках для формирования блюд - сначала необходимо прописать его свойства (это описано ниже). Также можно указать индивидуальный код продукта для корректной отчетности, например, перед отправкой в центральную бухгалтерию.

Группы подразделений – здесь ведутся группы, на которые делятся подразделения. В зависимости от выбранного принципа учета (групповой или индивидуальный), вы можете вести учет как целых коллективов, так и отдельных лиц.

Периоды – рабочие периоды. Текущий период виден в главном фильтре. Эта функция критически важна для учреждений (например, детских садов), где набор блюд меняется в зависимости от сезона. Подробнее о настройке сезонов расскажем ниже.

Нормы – все установленные нормы потребления продуктов. Их можно редактировать под ваши требования. Механика настройки будет раскрыта далее.

Сборник рецептур – источник информации о происхождении рецептов, указанных в карточках блюд.

Свойства.

Свойства продуктов – чтобы продукт стал активным для учета, его свойства должны быть настроены. Удобство в том, что рядом с каждым выпадающим списком есть кнопка (+) для быстрого создания новой записи прямо из этого окна. Здесь вы привязываете продукт к единице измерения и указываете его пищевую ценность. Найти нужный товар поможет поле поиска по названию.

Настройка периода – в разных заведениях рацион зависит от времени года. Именно здесь вы управляете сменой рабочих периодов.

Нормы продуктов – просмотр и корректировка норм потребления. Нормы имеют срок действия, что позволяет точно рассчитывать изменения при переходе на новые стандарты без потери точности в анализах.

Состав блюд – справочник всех доступных блюд. Здесь можно создавать новые позиции или дорабатывать существующие. Для экономии времени реализована функция копирования (кнопка «Копировать» в верхнем меню), которая работает как с одним блюдом, так и массово. Обратите внимание: блюда привязаны к периодам, поэтому в списке отображаются только позиции текущего сезона.

Готовые меню – библиотека готовых наборов блюд. В верхней панели есть кнопки управления составом. При создании нового набора (кнопка «Добавить») заполните поля: организация, подразделение, период и уникальный номер для идентификации. Затем добавляйте блюда в набор. Выбирайте прием пищи из списка и отмечайте подходящие позиции (используйте поиск для навигации). Порядок блюд можно менять кнопками «Блюдо вверх» и «Блюдо вниз».

Меню можно копировать на другие подразделения или периоды. Но будьте внимательны: перед копированием набора на другое подразделение, сначала скопируйте сами блюда в раздел «Состав блюд». Если программа не найдет блюдо в справочнике целевого подразделения, оно просто не будет перенесено.

Доступна аналитика готовых наборов по нормам (кнопка «Печать»). В открывшемся окне выберите нужные меню для формирования выходной формы. Внутри карточки набора также есть кнопка «Печать» с тремя вариантами форм:

• Набор блюд периодического меню.
• Технологическая карта.
• Анализ выполнения норм (актуален только для текущего набора).

Работа.

Контракты – учет договоров на поставку продуктов. Можно создавать новые контракты или редактировать существующие, но если по договору уже были приходы, изменить его будет невозможно.

Поставки – центральный раздел для учета входящего сырья. Приход бывает двух типов:

• Обычный приход по накладной – заполняется стандартным образом.
• Приход продукции по контракту – отметьте галочку «приход по контракту», выберите договор из списка и добавьте продукты.

После оформления прихода по договору вы можете отследить прогресс его выполнения в отчете «Анализ выполнения контракта» (раздел "Контракты").

Инвентаризация – инструмент для корректировки складских остатков. Дату инвентаризации менять нельзя, поэтому перед созданием записи выберите нужную дату в основном фильтре (поле «Текущая дата»). Укажите организацию - программа автоматически рассчитает остатки на эту дату. Ваша задача: ввести фактические цифры со склада и сохранить. Помните, что после инвентаризации детализация оборотов будет доступна только с момента ее окончания.

Посещаемость – здесь хранятся все табели по подразделениям. Создайте новую запись и заполните верхнюю панель данных. Программа автоматически подтянет группы, привязанные к выбранному подразделению (настройка привязки - в верхнем меню). Затем укажите количество человек в каждой группе. Табель может быть трех типов: основное, дополнительное или возвратное меню - это влияет на расчет количества питающихся. После заполнения можно распечатать «Рапортичку» для отчетности.

Меню – сердце программы! Здесь формируется итоговое питание вашего учреждения. Создайте новое меню и заполните шапку документа. Если вы формируете возвратное или дополнительное меню, система предложит скопировать блюда из основного (при его наличии). После заполнения полей программа подтянет количество порций из табеля посещаемости и откроет доступ к выбору готовых наборов. Если табель пуст, количество будет равно 0.

Выберите готовый набор и нажмите кнопку «Загрузить готовый набор блюд» (иконка со стрелкой вниз). Либо составьте меню вручную - выбор за вами!

Вверху есть кнопки добавления, изменения и удаления блюд. Нажмите «Добавить», выберите прием пищи и отметьте нужные блюда из списка (поможет поиск). Порядок можно менять кнопками «Блюдо вверх»/«вниз». Когда набор готов, укажите количество порций в поле «Посещаемость» и нажмите «Пересчитать посещаемость в меню» (оранжевые стрелки). Если табель заполнен, расчет произойдет автоматически.

Для корректировки закладки продукта или количества порций конкретного блюда выделите его и нажмите «Изменить». При изменении рецепта система спросит, нужно ли пересчитать остальные продукты пропорционально. Ответьте честно: если нет, изменения затронут только эту позицию.

Чтобы скорректировать меню исходя из реальных остатков на складе, нажмите «Пересчитать» в верхней панели. Откроется таблица с полями:

• Остаток – наличие продукта на начало дня.
• Расход – уже учтенный расход за сегодня (без учета текущего меню).
• Сальдо – текущее фактическое наличие (Остаток - Расход).
• По меню – планируемый расход по вашему меню.
• По факту – целевой расход, который вы хотите задать для списания остатков или корректировки. Внесите нужные цифры для каждого продукта.

Нажмите «Рассчитать». Программа спросит: «Пересчитывать все продукты в блюде?». Если продуктов много и они пересекаются, ответ «ДА» может исказить результат (последний расчет перетрет предыдущие). При массовых изменениях лучше отвечать отрицательно. Также можно указать конкретное блюдо для расчета (поле «Блюдо для расчёта»), чтобы точечно применить изменение.

Когда меню полностью готово и вас все устраивает, переходите к отчетам. Кнопка «Распечатать» в карточке меню включает:

• Меню-требование.
• Технологическая карта.
• Технологическая карта по меню (с учетом корректировок закладок для текущего дня).
• Накладная на выдачу продуктов питания.
• Меню на выход.

• Меню-требование – итоговый расчет по всем типам меню для подразделения (основное + дополнительное – возвратное).
• Закладка продуктов питания.
• Накладная на выдачу продуктов питания – общая форма по всем подразделениям и типам меню.
• Меню на выход – сводка по всем подразделениям на текущий день.
• Бракераж готовой продукции – учет пищевых отходов.

Удобная функция - копирование меню на другую дату. Выделите нужную запись, нажмите «Копировать», выберите «Копировать на дату» и укажите целевую дату в появившемся окне.

Отчеты.

В программе спрятана огромная аналитическая сила! Данные можно гибко фильтровать через основной фильтр. Отчеты сгруппированы в 7-мь тематических блоков:

• Приход продуктов питания:
• o Ведомость прихода продуктов по накладным.
• o Накладная прихода продукта питания по дням.
• o Накладная прихода продуктов питания за период.
• o Накопительная ведомость.
• Расход продуктов питания:
• o Накладная расхода продукта питания по дням.
• o Накладная расхода продуктов питания за период.
• o Накладная расхода продуктов питания за период с суммами.
• o Накопительная ведомость.
• Оборотные ведомости:
• o Оборотная ведомость.
• o Сальдовая ведомость.
• o Журнал учета продуктов питания.
• Посещаемость:
• o Посещаемость по дням в разрезе подразделений.
• o Посещаемость по дням в разрезе групп.
• Пищевая ценность, витамины и минералы:
• o Пищевая ценность за день.
• o Пищевая ценность за период.
• o Витамины и минералы за день.
• o Витамины и минералы за период.
• Анализ норм продуктов питания:
• o Анализ выполнения норм за день.
• o Анализ выполнения норм за период.
• o Анализ выполнения норм за день по нетто.
• o Анализ выполнения норм за период по нетто.
• Отходы:
• o Журнал регистрации пищевых отходов.

Каждый раздел наполнен полезными отчетами. Кроме того, доступна наглядная диаграмма посещаемости в разрезе организаций, подразделений и групп - отличный инструмент для визуального анализа!

Календарь.

Раздел «Календарь» поможет не забыть о важных делах. Выделите нужный отрезок времени и опишите событие. Чтобы удалить запись, выделите мышкой и нажмите "Delete". Для настройки напоминаний дважды кликните по записи (откроется редакция). Там можно сменить пользователя-получателя или включить отправку уведомления на email (адрес берется из профиля пользователя). Просто поставьте галочку «отправлять на почту» и укажите, за сколько времени до события вам нужно получить сигнал.