После успешного входа в систему Accounting at the car wash (Учет на автомойке) вас встретит главный рабочий модуль программы. Обратите внимание на нижнюю часть интерфейса: здесь размещен мощный универсальный фильтр, который позволяет мгновенно уточнять любые списки и отчеты. Рядом с ним находится информативная панель с последними новостями сайта и уведомлениями об обновлениях, а также виджет календаря, показывающий ближайшее важное событие.

Истинный руководитель не просто следит за сотрудниками, а эффективно управляет бизнес-процессами. Наша программа Accounting at the car wash создана именно для этого! Она дает вам полный контроль над всеми операциями в одном месте, даже если вы управляете целой сетью автомоек. Внедрение такой системы учета помогает радикально снизить риски злоупотреблений со стороны персонала. Благодаря детализированным и наглядным отчетам вы получаете полную и честную картину финансового состояния вашего бизнеса за любой выбранный период - это вызывает чувство уверенности и спокойствия!

В верхнем меню программы доступны следующие ключевые функции:

• Сменить пользователя – позволяет безопасно выйти из текущего профиля и перейти к выбору другого аккаунта.
• Обновление программы – запускает процесс загрузки последней версии с нашего сервера, чтобы вы всегда работали с актуальным ПО.
• О программе – содержит общую информацию о текущей сборке приложения.

Основная рабочая панель разделена на пять интуитивно понятных блоков: Работа, Отчеты, Свойства, Справочники и Календарь.

Справочники

Раздел «Справочники» служит базой данных для всей системы. Здесь хранится 8 основных справочников:

Организации – содержит данные о ваших юридических лицах или подразделениях. При поставке программы база уже содержит тестовую запись. Чтобы начать работу, просто отредактируйте ее, введя актуальные данные вашей организации - это займет всего пару минут!

Поставщики – реестр ваших партнеров по поставке товаров и услуг с их контактными данными. Вы можете легко адаптировать этот список под свои нужды.

Заказчики – база клиентов вашего бизнеса. Здесь также можно редактировать информацию, чтобы всегда иметь точные контакты на связи.

Подразделения – список всех структурных единиц вашей компании. Настройте его так, как удобно именно вам для разграничения ответственности.

Вид услуг – классификатор основных направлений деятельности, которые вы предлагаете клиентам.

Единицы измерений – база всех единиц измерения, используемых в расчетах. Вы можете добавить недостающие варианты. Важно помнить: для каждой единицы можно индивидуально настроить округление и даже выбрать формулу расчета - это очень удобно для сложных операций!

Материалы – справочник расходных материалов. Чтобы автоматизировать учет, внесите сюда все средства и запчасти, которые используются при оказании услуг.

Работы – перечень конкретных услуг или работ с указанием их стоимости. Это основа для формирования прайс-листа и заказов.

Свойства

Свойства материалов – чтобы материал начал участвовать в расчетах, необходимо настроить его параметры. Рядом с выпадающими списками есть удобная кнопка «+», позволяющая быстро добавить новую запись прямо из этого окна. Здесь же происходит привязка материала к нужной единице измерения. Найти нужный элемент поможет поле поиска по наименованию в главном окне.

Шаблоны услуг – раздел для создания и редактирования макетов, используемых при оформлении заказов. Вы можете как создать новый шаблон с нуля, так и доработать существующий. Принцип работы следующий:

• Выберите закладку материалов.
• Укажите подразделение, для которого будет доступен этот макет.
• Добавьте дополнительные работы.

Для экономии времени реализована функция копирования шаблонов. Вы можете перенести их как по одному, так и массово на другое подразделение (используя кнопку «Копировать») - это значительно ускоряет настройку!

Готовые заказы – здесь хранятся заранее созданные комплекты услуг. В верхней панели расположены кнопки управления составом. При создании нового набора («Добавить») заполните обязательные поля: организацию, подразделение и уникальное имя для идентификации. Затем добавляйте услуги в набор, выбирая их вид и нужные шаблоны из списка. Навигацию упрощает поле поиска, а порядок услуг можно изменить с помощью кнопок «Строка вверх» и «Строка вниз».

Возможность копирования готовых заказов на другие подразделения также доступна (кнопка «Копировать»). Обратите внимание: перед копированием заказа убедитесь, что соответствующие шаблоны услуг уже скопированы в нужное подразделение. Если программа не найдет шаблон, он просто не будет перенесен.

На форме готового заказа (в режиме создания или редактирования) есть кнопка «Печать». Она позволяет вывести на печать выходную форму - Технологическую карту, что очень удобно для документооборота.

Работа

Контракты – раздел для учета договоров на поставку продукции. Вы можете создавать новые контракты или редактировать существующие. Однако, если по договору уже поступила хотя бы одна партия материалов, изменить его условия становится невозможно - это обеспечивает целостность данных.

Поставки – здесь фиксируется весь приход товаров на склад. Существует два типа операций:

• Обычный приход по накладной (заполняется аналогично контракту).
• Приход продукции по контракту: после установки галочки «приход по контракту» из списка можно выбрать соответствующий договор и добавить материалы.

После оформления прихода по договору вы можете отследить степень его исполнения в разделе «Контракты», используя выходную форму «Анализ выполнения контракта».

Инвентаризация – инструмент для корректировки фактических остатков на складе. Дату проведения инвентаризации изменить нельзя, поэтому перед созданием записи убедитесь, что в поле «Текущая дата» основного фильтра выбрана нужная дата. Процедура привязана к конкретной организации (ее нужно указать при создании). Программа автоматически подставит текущие остатки по материалам. Ваша задача - внести реальные фактические цифры и сохранить запись. Важно: так как инвентаризация сбрасывает баланс, детальная расшифровка движения товаров в оборотных ведомостях будет доступна только после последней сверки.

Заказы – сердце программы! Здесь ведется основной учет клиентских заказов. Для начала работы создайте новый заказ и заполните данные в верхней панели окна.

После заполнения общих сведений добавьте сами услуги. Используйте кнопки добавления, изменения и удаления в верхней панели. В окне выбора услуг укажите вид услуги, выберите нужные шаблоны из списка (поможет поиск) и задайте количество. Порядок позиций можно изменить с помощью кнопок перемещения строк.

Если нужно скорректировать материалы для конкретного макета в заказе, выделите его и нажмите «Изменить». В открывшемся окне внесите необходимые правки.

Когда заказ полностью сформирован и вас все устраивает, можно переходить к оформлению документов. Кнопка «Печать» в главном окне предлагает следующие формы:

• Состав заказов.
• Накладная на выдачу материалов.
• Накладная на выдачу материалов по заказу.

Отчеты

Программа располагает обширной аналитической базой. Все данные можно гибко фильтровать через основной фильтр. Отчеты сгруппированы в 5 крупных категорий:

• Приход материалов: ведомость по накладным, накладки за день/период, накопительная ведомость.
• Расход материалов: накладки за день/период (с суммами и без), накопительная ведомость.
• Оборотные ведомости: оборотная и сальдовая ведомости, журнал учета материалов.
• Выполненные работы: отчет по дням.
• Объем оказанных услуг: разрез по клиентам (за период и в разбивке макетов), а также по подразделениям за период.

В каждой категории найдется отчет на любой случай. Кроме того, доступна наглядная диаграмма, которая визуально отображает объем услуг в разрезе макетов, организаций, клиентов и подразделений - очень помогает при анализе трендов!

Календарь

Раздел «Календарь» поможет вам не упустить важные задачи. Просто выделите нужный временной слот и введите описание события. Чтобы удалить запись, нажмите на нее и воспользуйтесь клавишей «Delete». Для настройки напоминаний дважды кликните по записи (редактирование). Здесь можно изменить пользователя-получателя и активировать отправку уведомления на электронную почту (адрес берется из профиля пользователя). Также вы можете указать интервал времени, за который нужно прислать письмо - так вы точно ничего не забудете!