«Ростелеком контакт-центр» перевел кадровое делопроизводство в электронный формат за счет сервиса HRlink. За счет автоматизации HR-процессов колл-центр федеральной телеком-компании смог добиться экономии средств, а также обеспечил максимально уютные условия для сотрудников и кадровых специалистов, говорится в известьи компании.
Штат колл-центра «Ростелеком контакт-центр» насчитывает не менее 6,5 тысяч сотрудников. Компания имеет широкую по географии распределенную структуру – в ее состав входят 25 обособленных подразделений с пребываньем во всех федеральных округах, при этом кадровые профессионалы представлены не в любом подразделении.
Порядка 70% сотрудников «Ростелеком контакт-центр» работают удаленно, а функционирование колл-центров предполагает довольно активную текучесть кадров. Эти все факторы ощутимо осложняли процессы приема на работу, оформления отпусков, а также увольнения. Претенденты на должность распечатывали и подписывали пакет документов из 10-12 листов, только после всего этого отправляли его по адресу кадровых профессионалов за счет курьера с помощью работодателя.
Решение о внедрении кадрового ЭДО было принято, чтобы снизить затраты на кадровое делопроизводство, а также сделать работу с документами для сотрудников и кадровых профессионалов более комфортабельной и уютной. «Ростелеком контакт-центр» разглядывал предложения по внедрению от двух подрядчиков систем для безбумажного кадрового документооборота. Учитывались стоимость решения, его функциональность, простота в использовании. Кроме того, для заказчика было важно разместить персональные данные сотрудников на внутренних серверах компании.
Сравнив предложения, «Ростелеком контакт-центр» остановил свой выбор на платформе HRlink. Внедрение кадрового ЭДО заняло около полугода. Персональный менеджер HRlink провела с кадровыми профессионалами «Ростелекома» четыре встречи, в процессе которых объяснила все особенности и превосходства работы с системой, только после всего этого еще одна встреча была организована для ответов на вопросы сотрудников «Ростелеком контакт-центра». В масштабах внедрения КЭДО в компании также запустили информационную рассылку о старте проекта по внедрению HRlink через корпоративный портал и социальные сети.
В пилотную группу перехода на безбумажное КДП вошли около 400 человек из подразделений в Центральном и Северо-Западном федеральных округах, только после всего этого проект масштабировали на всю компанию. Сейчас к HRlink подключены все сотрудники «Ростелеком контакт-центра».
HRlink также помог «Ростелеком контакт-центру» в создании чат-бота о КЭДО, который разработали для вновь прибывших сотрудников. В режиме диалога человек может узнать ответы на неоднократно повторяющиеся вопросы, а также найти контакты специалиста, ответственного в компании за взаимодействие с HRlink. Для того, чтобы чат-бот был еще эффективнее, в его разработке также использовались материалы FAQ от техподдержки HRlink.
«Я очень ценю и почитаю труд кадровиков. Обработка полученных заявлений на бумаге и в сканах по электронной почте отнимала у кадровых профессионалов много сил. С внедрением HRlink у коллег не стало меньше работы – объемы документов и КДП остались прежними. Но процесс стал в разы комфортабельнее, уютнее и прытче. Риски потери или неподписания документов фактически снизились до нуля. Кроме того, меньше чем в течение года мы сэкономили около 5,5 млн рублей с помощью расходов на печать кадровых документов и курьерские службы», – прокомментировала руководитель отдела кадрового администрирования «Ростелеком контакт-центр» Наталья Пригарова.
«Автоматизация HR-процессов в крупных корпорациях не только оптимизирует работу с кадровыми документами, но и позволяет проявить реальную заботу о сотрудниках. Взаимодействие с кадровыми службами становится проще, обработка документов – прытче, а бумажная медленное развитие сводится на нет. Все это создает более уютные условия для всех людей, что напрямую влияет на HR-бренд компании – растет как лояльность сотрудников к нему внутри корпорации, так и привлекательность бренда для профессионалов извне», – добавил имеющий отношение и директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин.
Фото: Freepik.com