«Почта России» запустила сервис по оцифровке почты.
Идет речь об оцифровке входящей корреспонденции мощами «Почты» и передаче ее заказчикам в электронном виде, в том числе с внесением во внутренние системы электронного документооборота.
Продукт разработан на платформе ABBYY FlexiCapture, которая автоматически распознает текст письма и прилагаемых документов, извлекает ключевые поля для заполнения регистрационной карточки. Оцифрованная версия письма в формате pdf и регистрационная карточка поступают заказчику в личный кабинет или систему электронного документооборота.
Почтовая компания сделала несколько пилотных проектов по оцифровке письменной корреспонденции с госорганами, компаниями из медицинской и строительной отраслей. С февраля по июнь «Почта» оцифровала более 5 500 документов (50 000 страниц) группы «Самолет», что составляет приблизительно половину потока документов компании. После этого девелоперская группа заключила контракт на эту услугу. До финала 2021 года партнеры планируют оцифровать весь документооборот группы компаний.
В «Почте России» говорят, что сервис способен на треть снизить расходы на обработку бумажной корреспонденции. По подсчетам почтового оператора, бизнес в среднем транжирит около 35 тыс. руб. на обработку каждой 1000 бумажных писем от государственных органов, партнеров или клиентов. Сервисы оцифровки позволяют снизить данный показатель до 25 тыс. руб. Кроме прямого экономического эффекта, сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, а поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа.
«Проект оцифровки корреспонденции и переход на электронные заказные письма помогут группе «Самолет» сэкономить на процессах документооборота до 20% расходов по направлению. Кроме того, благодаря переводу входящей корреспонденции в электронный вид, мы практически полностью исключили риск безвременного получения почтовых отправлений», – уверен руководитель управления внутреннего аудита группы «Самолет» Дмитрий Волков.