“Сайт — главный инструмент интернет-магазина” — это прописная истина для каждого интернет-предпринимателя. При этом у подавляющего большинства интернет-магазинов бек-офис совсем не автоматизирован. Для начинающего бизнесмена эта задача не кажется приоритетной. Главное — выйти на определенный оборот и получить прибыль. Никто не задумывается о цене, которая будет платиться за отсутствие автоматизации отдельных направлений интернет-магазина впоследствии.
Опишем главные, на наш взгляд, задачи по автоматизации бизнес-процессов, которые необходимо решить на самой ранней стадии развития интернет-магазина.
Учет заказов и клиентов
Все заказы, пришедшие в интернет-магазин с сайта, по телефону или по электронной почте, должны где-то храниться. Как правило, для этого используется база CMS интернет-магазина. Заказы, оформленные клиентами на сайте, автоматически попадают в базу CMS. Остальные заказы, например, полученные по телефону, менеджер оформляет за клиента, используя ту же форму на сайте. Недостатком такого подхода является отсутствие инструментов для формирования отчетности, поэтому приходится пользоваться услугами программиста.
Очень важно начать накапливать любую информацию о заказах и клиентах как можно раньше. Это позволяет сделать важные выводы для дальнейшего развития продаж и интернет-магазина в целом. Также, результатом анализа статистики может стать изменение рекламных компаний и прочих маркетинговых инструментов.
Для учета заказов и клиентов рекомендуем не экспериментировать и не придумывать “велосипед”, а использовать проверенные продукты с достаточной для небольшого бизнеса возможностью по интеграции с CMS: Мой Склад, 1С управление торговлей.
Учет финансов
Каждая компания, в том числе интернет-магазин, создаётся с целью получения финансовой выгоды. Для точного понимания рентабельности интернет-магазина необходимо вести учет всех расходов и доходов.
Можно вести финансовый учет в Excel и на начальном этапе нет смысла вкладывать деньги в специальное программное обеспечение. Но на определенном этапе развития бизнеса необходимо начать использовать программное обеспечение для торгового и финансового учета, которое, как правило, требует интеграции с сайтом и доработки под особенности бизнеса. Эта задача решается приобретением 1С бухгалтерии или любой другой бухгалтерской программы.
Загрузка остатков на сайт
Многие интернет-магазины не имеют собственных складов, поэтому вынуждены работать со складов поставщиков. Информацию о складских остатках поставщик рассылает в произвольном формате, чаще всего в Excel. Если вы работаете с несколькими поставщиками, то получаете несколько файлов в разных форматах. Загрузка информации о наличии товаров на сайт интернет-магазина(“проливка”) каждый раз требует специальной подготовки данных. Этот процесс занимает достаточно много времени, а делать его зачастую необходимо каждый день.
Вывод: необходимо максимально автоматизировать данный процесс обновления статусов наличия на сайте интернет-магазина.
Вот несколько вариантов решения этой проблемы:
Фрилансеры готовы обновлять статусы наличия и копаться с Excel файлами.
На деле: Дорого и самое главное не всегда вовремя.
Написать собственный обработчик.
На деле: В полученных от поставщика файлах часто встречаются ошибки разметки и т.д. Это мешает нормально автоматизировать процесс обработки файлов.
Нанять человека для ежедневного обновления наличия товаров на сайте.
На деле: Актуально только для средних и крупных интернет-магазинов.
Самостоятельно обновлять наличие товаров на сайте.
На деле: Почти все так и делают пока интернет-магазин не вырастет.
Учет и контроль задач
Если ваш проект развивается, то ваша команда должна постоянно выполнять задачи по определенному плану. Создайте план развития в Excel и расставьте задачи согласно этого плана исполнителям. Но для автоматизации учета задач и получения статистики по их выполнению Excel файла будет уже недостаточно. Необходимо использовать специальные системы или сервисы, позволяющие вести проекты и ставить задачи как сотрудникам, так и внештатникам, и фрилансерам.
Программ для учета и контроля задач великое множество, на начальном этапе можно использовать любую: Megaplan, Teamlab, Basecamp и проч…
E-Mail рассылки
Не секрет, что почтовые рассылки способны увеличить объем продаж. Для подготовки писем и выполнения рассылки требуется автоматизация.
Несмотря на кажущуюся исключительно маркетинговую составляющую данного инструмента, результаты e-mail-маркетинга могут отобразить очень важные особенности и предпочтения аудитории Вашего сайта. Анализируя полученную информацию, возможно, Вы поменяете концепцию всего бизнеса.
Вывод
Любой бизнес требует постоянной аналитики всевозможных показателей. Невозможно понять эффективность компании не имея статистики и метрик. Всегда собирайте как можно больше метрик и регулярно анализируйте их, а автоматизация поможет вам в этом. Автоматизация даже на самом простейшем уровне потребует от Вас значительных трудозатрат, но результатом будет возможность увидеть бизнес совсем с других сторон. Это позволит принимать правильные стратегические решения уже на ранних этапах.